Für Steuerkanzleien und Lohnbüros
Belegflut, Systemvielfalt, Rückfragen? Kenne ich – aus der Praxis.
Unterlagen kommen per Mail, Upload und Papier, Abrechnungen aus verschiedenen Programmen, und jeden Monat fragt jemand: „Wo ist meine Abrechnung?“ Ich habe eine komplette Payroll-Plattform mit aufgebaut – und baue Ihnen Lösungen genau für diese Probleme: individuell, mit KI unter Kontrolle.
- Erstgespräch: kostenfrei und unverbindlich
- Persönlicher Ansprechpartner
- Ehrliche Einschätzung
- Unterlagen eingegangenMail, Upload oder Scan – an einer Stelle
- Gelesen und geprüftAbrechnung erkannt, Werte abgeglichen
- An Ihre Programme übergebenohne Abtippen
- Mandant informiertStatus, Rückfrage, Freigabe
Aus der Praxis
Vier Baustellen, die ich nicht aus Präsentationen kenne
Für einen Payroll-Dienstleister habe ich eine komplette Plattform mit aufgebaut – für Firmen, Mitarbeiter und Lohnbüros. Genau diese vier Themen standen dabei jeden Tag auf dem Tisch. Für jedes Feld: was Sie im Alltag erleben, wie es sich lösen lässt und was ich davon bereits gebaut habe.
- Steuerkanzleien mit Lohnabteilung
- Lohnbüros und Payroll-Dienstleister
- Buchhaltungsbüros mit ähnlichen Abläufen
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1Dokumente
- Im Alltag
- Lohnunterlagen, Stundenzettel, Bescheinigungen und Belege kommen per Mail, Upload, Post und Scan – unvollständig, in jedem Format und selten mit eindeutigem Dateinamen. Am Monatsende wird gesucht, sortiert und nachgefragt.
- So lässt es sich lösen
- Ein Eingang für alle Kanäle, eindeutige Zuordnung zu Mandant, Monat und Vorgang, eine Vollständigkeitsübersicht pro Abrechnungsmonat und eine nachvollziehbare Ablage.
- Bereits gebaut
- Dokumenterfassung und -verteilung zwischen Firmen, Mitarbeitern und Lohnbüro auf der Payroll-Plattform. Davor ein Dokumentenmanagement-Produkt mit Scanner- und PDF-Drucker-Anbindung, Texterkennung, Volltextsuche und Workflows.
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2Dokumentverarbeitung
- Im Alltag
- Lohnabrechnungen und Auswertungen aus verschiedenen Programmen sehen jedes Mal anders aus. Werte werden abgelesen, abgetippt und von Hand gegengeprüft – fehleranfällig und mühsam, wenn die Mandantenzahl wächst.
- So lässt es sich lösen
- Dokumente automatisch erkennen und auslesen – PDF-Text, Texterkennung und KI-Extraktion –, Werte gegen Stammdaten und Regeln prüfen, Abweichungen markieren. Ihr Team gibt frei, jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar; für sensible Daten auch mit lokal betriebenen Modellen.
- Bereits gebaut
- Dokumentanalyse für Lohnabrechnungen aus DATEV Lohn und Gehalt, DATEV LODAS, Agenda, SAP, ADDISON SBS und Quick-Lohn – Abrechnungs-, Firmen- und Mitarbeiterdaten – mit Abgleich, Validierung und Regelprüfung.
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3Unterschiedliche Systeme
- Im Alltag
- Lohnprogramm, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement, Portal, Excel-Listen und die Zeiterfassung der Mandanten laufen nebeneinander. Dieselben Daten werden mehrfach erfasst, jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Fehler.
- So lässt es sich lösen
- Schnittstellen und eine Datendrehscheibe statt Abtippen. Wo es keine Schnittstelle gibt: Automatisierung über Exporte, Dateiformate oder die Kommandozeile. Ihre Fachprogramme bleiben, wie sie sind.
- Bereits gebaut
- Anbindung an die DATEV-Schnittstellen entwickelt und getestet, ADDISON SBS über die Kommandozeile automatisiert, REST-Schnittstellen zwischen den Plattformteilen sowie Windows- und Linux-Dienste zur Synchronisation.
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4Kommunikation
- Im Alltag
- Rückfragen per Mail und Telefon, Unterlagen in mehreren Postfächern und jeden Monat die Frage „Wo ist meine Abrechnung?“. Wer was wann geschickt oder freigegeben hat, lässt sich später kaum nachvollziehen.
- So lässt es sich lösen
- Strukturierte Kommunikation statt Mail-Ping-Pong: Rückfragen direkt am Vorgang, ein sichtbarer Status für Mandanten, Freigaben mit Protokoll und sichere Bereitstellung von Abrechnungen statt Mail-Anhang.
- Bereits gebaut
- Webanwendungen für Firmen und Mitarbeiter mit Dokumentverteilung, Freigaben und einem strukturierten Kommunikationsrahmen zwischen Firmen und Lohnbüro – mit Rollen und Rechten für jeden Bereich.
Größenordnung der Payroll-Plattform
- 1.500+Unternehmen
- 30.000+Beschäftigte
- 1 Mio.+verarbeitete Lohnabrechnungen und Dokumente
Stand Juni 2026 – bestätigte historische Größenordnung, keine Live-Messung. Ausgangspunkt waren Excel-Tabellen und Access-Datenbanken.
Programmnamen wie DATEV, ADDISON, Agenda, SAP und Quick-Lohn stehen hier für die Systeme, mit deren Dokumenten und Daten ich gearbeitet habe – nicht für eine Partnerschaft mit den Herstellern.
Warum gerade jetzt
Durch KI wird Custom-Software gerade für kleine Unternehmen überhaupt erst sinnvoll.
Eine eigene Software lohnte sich lange nur für große Firmen: Der Entwicklungsaufwand war für einen einzelnen Betrieb schlicht zu hoch. Also hat man sich mit Standardprogrammen arrangiert – und die eigenen Abläufe an die Software angepasst.
KI-gestützte Entwicklung verändert diese Rechnung. Vieles, was früher von Hand geschrieben werden musste, entsteht heute wesentlich schneller. Damit wird eine Lösung bezahlbar, die genau nach Ihren Vorstellungen und genau nach Ihren Bedürfnissen gebaut ist – statt des Kompromisses von der Stange.
Für eine kleine Kanzlei oder ein Lohnbüro war eine eigene Lösung für Belegeingang, Prüfung oder Mandantenkommunikation früher kaum zu rechtfertigen. Heute ist sie realistisch – zugeschnitten auf Ihre Abläufe und als Ergänzung zu Ihrer Kanzleisoftware.
Die KI ist dabei Werkzeug, nicht Ersatz: Architektur, Prüfung und Verantwortung bleiben in erfahrener Hand.
- ArchitekturSauberes Datenmodell und klare Struktur, damit die Lösung wachsen kann.
- SicherheitZugänge, Rechte und Datenflüsse werden bewusst geplant und geprüft.
- TestsAutomatische Tests sichern ab, dass Änderungen nichts kaputt machen.
- BetriebUpdates, Backups und Weiterentwicklung – auch nach dem Start.
KI-Möglichkeiten
KI in Kanzlei und Lohnbüro – mit Kontrolle
Sie arbeiten mit besonders sensiblen Daten und klaren Verantwortlichkeiten. KI ist hier kein Selbstläufer, sondern ein Werkzeug mit Leitplanken. Diese Einsatzfelder sind realistisch:
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Lohnunterlagen auslesen
Daten aus Lohnabrechnungen, Bescheinigungen und Belegen werden erkannt und strukturiert – statt abgetippt.
VoraussetzungDefinierte Dokumentarten, Prüfregeln und eine Freigabe durch Ihr Team.
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Abrechnungen plausibilisieren
Werte werden mit Vormonat, Stammdaten und Ihren Regeln verglichen; Auffälligkeiten landen auf einer Prüfliste.
VoraussetzungIhre Prüfregeln als nachvollziehbare Logik und saubere Stammdaten.
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Eingang ordnen
Unterlagen aus Mail, Upload und Scan werden dem richtigen Mandanten, Monat und Vorgang zugeordnet.
VoraussetzungEindeutige Mandantenzuordnung und ein zentraler Eingangskanal.
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Rückfragen vorbereiten
Entwürfe für Rückfragen zu fehlenden oder auffälligen Unterlagen entstehen automatisch; Ihr Team prüft und versendet.
VoraussetzungTextbausteine und klare Zuständigkeiten.
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Standardfragen beantworten
Antwortentwürfe auf wiederkehrende Mandantenfragen, etwa zu Status und fehlenden Unterlagen – auf Basis Ihrer Daten.
VoraussetzungEin gepflegter Vorgangsstatus und eine Freigabe vor dem Versand.
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Wissen schneller finden
Arbeitsanweisungen, Checklisten und Vorlagen in normaler Sprache durchsuchen – mit Quellenangabe.
VoraussetzungGepflegte Dokumente; Zugriff nur für Berechtigte.
Mandantendaten bleiben unter Kontrolle: lokal betriebene Modelle oder Verarbeitung in der EU, Rollen- und Rechtekonzept, Vier-Augen-Freigaben und lückenlose Protokolle. Was die KI nicht sehen soll, bekommt sie nicht zu sehen.
Leistungsbausteine
Wo Ihre Kanzleisoftware endet, setze ich an
Lohnprogramm und Kanzleisoftware bleiben das Herz. Die Zeit geht in den Lücken dazwischen verloren. Diese Bausteine lassen sich einzeln beauftragen und kombinieren – gebaut genau für Ihre Abläufe statt Kompromiss von der Stange.
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Excel- und CSV-Prozesse automatisieren
Typisches Problem
Listen werden exportiert, umsortiert, von Hand zusammengeführt und wieder importiert – jeden Monat gleich und jedes Mal mit Fehlerrisiko.
Was Sie bekommen
Automatische Aufbereitung, Prüfung und Übergabe der Daten; wo sinnvoll die Ablösung gewachsener Excel- und Access-Lösungen durch eine kleine, robuste Anwendung.
Die Payroll-Plattform ist selbst aus Excel-Tabellen und Access-Datenbanken entstanden.
Darüber sprechen -
Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware und Drittsystemen
Typisches Problem
Lohnprogramm, Zeiterfassung, Portal und Buchhaltung kennen einander nicht. Daten werden doppelt erfasst und Abweichungen fallen spät auf.
Was Sie bekommen
Schnittstellen über APIs, Dateiformate oder die Kommandozeile – mit Prüfung, Fehlerprotokoll und Hinweis bei Abweichungen.
Anbindung an die DATEV-Schnittstellen entwickelt und getestet; ADDISON SBS über die Kommandozeile automatisiert.
Darüber sprechen -
Dokumentenverarbeitung und KI-Extraktion
Typisches Problem
Lohnabrechnungen, Bescheinigungen und Belege werden gelesen, abgetippt und von Hand gegengeprüft.
Was Sie bekommen
Erkennung, Auslesen und Prüfung von Dokumenten mit Texterkennung und KI – mit Freigabe durch Ihr Team, Protokoll und auf Wunsch lokal betriebenen Modellen.
Dokumentanalyse für Lohnabrechnungen aus den gängigen Lohnprogrammen, inklusive Abgleich und Regelprüfung.
Darüber sprechen -
Individuelle Verwaltungssoftware
Typisches Problem
Für Fristen, Unterlagenstatus, Mandantenstammdaten oder interne Abläufe gibt es kein passendes Standardprodukt – also Excel, Access oder Zettel.
Was Sie bekommen
Eine Webanwendung genau für Ihren Ablauf: Rollen und Rechte, Protokoll, saubere Datenhaltung, automatische Tests und Dokumentation.
Getrennte Bereiche für Firmen, Mitarbeiter und Lohnbüro mit gemeinsamen Datenmodellen und Rollen- und Rechteverwaltung.
Darüber sprechen -
Laufende Betreuung und Weiterentwicklung
Typisches Problem
Neue Programmversionen, geänderte Vorgaben, neue Mandanten: Eine Lösung, die nicht mitwächst, veraltet schnell.
Was Sie bekommen
Betrieb, Updates, Überwachung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung aus einer Hand – mit einem Ansprechpartner, der die Lösung kennt.
Bei der Payroll-Plattform mehr als sieben Jahre technische Verantwortung bis zu Betrieb und Support.
Darüber sprechen
Ich ersetze weder Ihre Kanzleisoftware noch Ihr Lohnprogramm und biete keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ich ergänze Ihre Systeme dort, wo die Standardlösung endet. Den Umfang klären wir nach dem Erstgespräch konkret – erst dann ist seriös absehbar, was eine Lösung kostet.
Systemlandschaft entwirren
Kanzlei-Check: Dokumentenfluss und Systemlandschaft
Die Fachprogramme sind gut, aber die Wege dazwischen oft manuell. Klicken Sie an, was bei Ihnen im Einsatz ist und wo es hakt – die Grafik zeigt, wie viele Verbindungen heute von Hand laufen können. Eine Analyse macht daraus eine Karte mit Lösungswegen.
- Unterlagen kommen über viele Kanäle
- Lohnabrechnungen werden von Hand abgetippt
- Daten werden doppelt erfasst
- Rückfragen per Mail und Telefon
- Excel-Listen für Fristen und Status
- Wissen hängt an einzelnen Mitarbeitern
1Was ist bei Ihnen im Einsatz?
2Wo hakt es?
Wählen Sie mindestens zwei Systeme aus – die Grafik zeigt dann die Verbindungen.
Automatische Ersteinschätzung aus Ihren Klicks – keine Beratung. Es wird nichts gespeichert oder übertragen, solange Sie die Anfrage nicht absenden.
Was eine Analyse liefert
- Eine Karte Ihres Dokumentenflusses
Welche Unterlagen über welche Kanäle hereinkommen, wer sie anfasst und in welchem Programm sie landen.
- Ihre Systemlandschaft auf einer Seite
Lohnprogramm, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Portal und Listen – und welche Daten dazwischen von Hand wandern.
- Zeitfresser und Fehlerquellen
Wo doppelt erfasst, gesucht oder nachgefragt wird und wo Wissen an einzelnen Personen hängt.
- Lösungswege mit Aufwand und Nutzen
Zwei bis drei Optionen mit klarer Empfehlung – auch eine Prozessänderung oder der bewusste Verzicht sind Ergebnisse. Die Ergebnisse gehören Ihnen.
Typische Lösungsmuster
- Ein Eingang statt vieler Postfächer
Unterlagen aller Kanäle landen an einer Stelle und sind sofort dem richtigen Mandanten zugeordnet.
- Datendrehscheibe statt Abtippen
Programme tauschen Daten über saubere Schnittstellen aus, statt dass jemand sie überträgt.
- Prüfen statt Abtippen
KI liest Dokumente und schlägt Werte vor; Ihr Team prüft und gibt frei.
- Status statt Nachfrage
Mandanten sehen, was fehlt und was fertig ist – weniger Anrufe, weniger Mails.
Mit KI selbst gebaut?
Ihr KI-generiertes Werkzeug läuft – aber ist es auch belastbar?
Mit KI-Werkzeugen und Baukästen entstehen heute in kurzer Zeit Anwendungen, für die früher ein ganzes Entwicklungsprojekt nötig war. Das ist eine echte Chance. Oft fehlt aber genau das, was eine Anwendung im Alltag zuverlässig macht. Ich helfe beim Schritt vom funktionierenden Prototyp zur Lösung, auf die sich Ihr Betrieb verlassen kann.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Ein Mitarbeiter hat ein Tool gebaut, das inzwischen alle nutzen – und nur er versteht es.
- Der Prototyp läuft, aber niemand weiß, ob Passwörter, Kundendaten und Zugänge sicher sind.
- Jede Änderung macht an anderer Stelle etwas kaputt.
- Sie wollen selbst mit KI entwickeln und fragen sich, was dafür nötig ist.
Bestandsaufnahme
Review von Architektur, Code, Abhängigkeiten und Datenflüssen – verständlich zusammengefasst, mit klarer Priorität.
Sicherheitsprüfung
Zugänge, Rechte, Geheimnisse im Code, Eingabeprüfung und was an KI-Dienste übermittelt wird.
Stabilisieren
Automatische Tests, Build-Pipeline, Fehlerprotokolle und Backups, damit Änderungen kalkulierbar werden.
Weg in den Betrieb
Hosting, Updates, Dokumentation und Übergabe – oder Weiterentwicklung mit mir.
Beratung vorab
Bevor Sie selbst loslegen: Werkzeuge, Leitplanken und die Frage, wann ein Profi dazugehören sollte.
Ich entwickle selbst täglich mit KI-Agenten – mit eigenen Leitplanken, Prüfschritten und nachvollziehbaren Ergebnissen. Meine Plattform dafür, DehoBrain, ist eine Eigenentwicklung. Diese Arbeitsweise bringe ich in Ihr Vorhaben ein. Mehr zu DehoBrain
Vorgehen
In vier Schritten von der Frage zur Lösung
Jeder Schritt ist einzeln beauftragbar. Sie entscheiden nach jedem Schritt, ob und wie es weitergeht.
- 1
kostenfrei · unverbindlich
Erstgespräch
Sie schildern Ihre Situation in Ihren Worten. Wir klären, ob und wie ich helfen kann – ehrlich, auch wenn die Antwort „Standardsoftware reicht“ lautet.
- 2
optional · Festpreis
Analyse oder Vorprojekt
Bei größeren Vorhaben: Problemklärung und Lösungsarchitektur, in der Regel zwei bis drei Wochen zum vorab vereinbarten Festpreis. Die Ergebnisse gehören Ihnen.
- 3
in kleinen Schritten
Umsetzung
Wir starten mit dem Teil, der am meisten bringt. Sie sehen früh Ergebnisse und können nachsteuern.
- 4
langfristig
Betrieb & Weiterentwicklung
Einführung, Stabilisierung, Wartung und Erweiterungen – Sie bleiben mit der Lösung nicht allein.
Ihr Ansprechpartner
Jürgen Hoffmann
Externer Lösungsarchitekt · Geschäftsführer der deho Software GmbH
Ich unterstütze Unternehmen dabei, Software, Daten und Prozesse sinnvoll zu verbinden – durch Analyse, individuelle Anwendungen, Modernisierung und Integration, mit technischer Begleitung bis Einführung und Weiterentwicklung.
Mehr als 25 Jahre praktische Softwareentwicklung. Ich verstehe erst Ihre Abläufe und baue dann – und bleibe ansprechbar, wenn die Lösung im Alltag angekommen ist.
- Persönlicher Ansprechpartner
- Überwiegend remote
- Vor-Ort-Termine nach Absprache
Die Zusammenarbeit läuft überwiegend remote. Termine vor Ort sind nach Absprache möglich, etwa im Raum Cham, Regensburg, Straubing, Deggendorf, Passau, Landshut, Nürnberg und München.
Fähigkeiten und Arbeitsweise
- Fachanwendungen, Web-Portale und mobile Apps – von Anforderungen und Datenmodell bis zum Betrieb
- Schnittstellen und Integration: REST, SOAP/XML, Dateiformate, Datenbanken und gewachsene Sonderfälle
- Zu Hause in Linux und Windows – von Diensten und Treibern über Netzwerk bis zu Geräten und Hardware
- Modernisierung und Datenmigration bestehender Anwendungen, auch ohne die ursprünglichen Entwickler
- KI-gestützte Entwicklung mit Leitplanken, Prüfschritten und nachvollziehbaren Ergebnissen
- Verständliche Abstimmung mit Geschäftsführung, Fachbereichen, Teams und Dienstleistern
Belegte Projekterfahrung
Die Payroll-Plattform habe ich über mehr als sieben Jahre mit verantwortet – von der fachlichen Analyse über Architektur und Entwicklung bis zu Betrieb und Support, später auch als Mitgründer der Software-Ausgründung. Sie müssen mir nicht erklären, was eine Lohnabrechnung ist.
Lohnabrechnung · Prozesse und Integration
Payroll-Plattform eines Lohnabrechnungsdienstleisters: von verteilten Excel- und Access-Abläufen zu einer Plattform für Firmen, Mitarbeiter und Lohnbüros – Dokumenterfassung, Analyse, Regelprüfung und strukturierte Kommunikation. Mehr als sieben Jahre technische Verantwortung von der Klärung bis zu Betrieb und Support.
Dokumentmanagement · Bestandssystem
Dokumentenmanagement-Produkt eines Softwareherstellers: vollständige Neuentwicklung als Nachfolger einer Struts/JSP-Anwendung, mit Übernahme von Kunden, Daten und gewachsenen Abläufen. Scanner- und PDF-Drucker-Anbindung, Texterkennung, Volltextsuche und Workflows.
Mobilität · Datenintegration
Fahrzeugbewertung für eine internationale Autovermietung: Java-Backend, das externe Bewertungsdienste über XML-/SOAP-Schnittstellen in einen Fachprozess einbindet.
Eigenentwicklung · KI-gestützte Entwicklung
DehoBrain: eigene Wissens-, Engineering- und Aktionsplattform, mit der ich KI-Agenten kontrolliert, geprüft und nachvollziehbar in der Entwicklung einsetze.
Häufige Fragen
Was Sie vorab wissen sollten
Was kostet der Einstieg?
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Danach bekommen Sie einen Vorschlag mit klarem Umfang – für abgegrenzte Vorhaben gern zum Festpreis. Sie wissen vorher, worauf Sie sich einlassen.
Ersetzen Sie unsere Kanzleisoftware oder unser Lohnprogramm?
Nein. Lohnprogramm, Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement bleiben. Ich ergänze sie um Bausteine für Dokumenteneingang, Prüfung, Kommunikation und Automatisierung und binde sie an, wo das technisch und vertraglich möglich ist.
Sind Sie DATEV-Partner?
Nein. DATEV, ADDISON, Agenda, SAP und Quick-Lohn nenne ich als Programme, mit deren Dokumenten und Daten ich gearbeitet habe – nicht als Partnerschaft. Eine Anbindung an die DATEV-Schnittstellen habe ich entwickelt und getestet. Welche Anbindung bei Ihnen sinnvoll und zulässig ist, klären wir im konkreten Fall.
Was passiert mit unseren Daten, wenn KI im Spiel ist?
Welche Daten an welches Modell gehen, legen wir gemeinsam fest: ein lokales Modell im eigenen Netz, ein Anbieter mit Verarbeitung in der EU oder für bestimmte Daten bewusst gar keine KI. Rechte, Freigaben und Protokolle gehören zum Entwurf. Technische Governance und Guardrails unterstützen die Umsetzung organisatorischer und regulatorischer Anforderungen – eine Rechtsberatung ersetzen sie nicht.
Dürfen Mandantendaten überhaupt in eine KI?
Das hängt vom Modell, vom Betriebsort und Ihren Vereinbarungen ab. Ich zeige Ihnen technische Varianten bis hin zu lokal betriebenen Modellen und baue Freigaben und Protokolle ein. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen bzw. Ihrer Rechtsberatung.
Wie nachvollziehbar sind Änderungen und Freigaben?
Das plane ich von Anfang an mit: Protokolle, wer was wann geändert und freigegeben hat, Rollen- und Rechtekonzepte, damit sensible Lohndaten nur sieht, wer sie sehen darf, Vier-Augen-Prinzip und definierte Prüf- und Freigabeschritte statt stillschweigender Änderungen.
Wir haben keine eigene IT-Abteilung. Geht das trotzdem?
Ja. Ich kümmere mich um Technik, Betrieb und Updates oder stimme mich mit Ihrem bestehenden Dienstleister ab. Von Ihnen brauche ich vor allem Wissen über Ihre Abläufe.
Wie viel Aufwand bedeutet das für uns?
Vor allem einige Gespräche, Beispiel-Unterlagen und kurze Rückmeldungen zu Zwischenständen. Was genau Sie beitragen – Fachgespräche, Unterlagen, Zugänge, Entscheidungen – vereinbaren wir zu Beginn konkret.
Kontakt
Wo verliert Ihre Kanzlei oder Ihr Lohnbüro die meiste Zeit?
Dokumente, Dokumentverarbeitung, Systeme oder Kommunikation – lassen Sie uns klären, wo der größte Hebel liegt. Unverbindlich und kostenfrei.
- Termin direkt buchenKalender auf www.deho.dev
- +49 9944 890 990 7Anrufen
- [email protected]E-Mail schreiben
Persönliche Antwort von Jürgen Hoffmann. Keine Weitergabe, kein Newsletter.