Prozessautomatisierung

Zu speziell für Standardwerkzeuge? Dann automatisiere ich Ihren Ablauf.

Von Anfang bis Ende – über Altsysteme, Fachregeln, Geräte und Partner hinweg. Ich baue die Automatisierung, sichere sie ab und betreibe sie. Die Verantwortung dafür, dass sie läuft, übernehme ich im vereinbarten Umfang. Sie entscheiden nur noch bei den Ausnahmen.

  • Erstgespräch: kostenfrei und unverbindlich
  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Ehrliche Einschätzung

Beispiel: ein automatisierter Ablauf

  • AltsystemDaten ohne Schnittstelle übernommen in Ordnung
  • FachregelnAbweichung erkannt – zur Freigabe vorgelegt im Blick
  • PartnerportalDaten übertragen, Empfang bestätigt in Ordnung
  • Protokolljeder Schritt nachvollziehbar in Ordnung
Illustration – so sieht ein Ablauf aus, bei dem Sie nur noch die Ausnahme entscheiden.

Wann es passt

Ein Fall für mich ist Ihr Ablauf, wenn …

Einfache Abläufe zwischen gängigen Programmen erledigen Standardwerkzeuge gut. Spannend wird es dort, wo sie aufhören.

  • … er über Alt- und Fremdsysteme ohne Schnittstelle läuft

    Daten aus alter Branchensoftware, einer Access-Datenbank oder Dateiablage in ein anderes System oder das Portal eines Partners – auch dort, wo kein fertiger Anschluss existiert.

  • … echte Fachregeln geprüft werden müssen

    Nicht nur „Dokument erkannt“, sondern: Passt das zu Vertrag, Tarif und Vorgeschichte? Abweichungen gehen zur Freigabe an einen Menschen – nachvollziehbar protokolliert.

  • … Geräte, Maschinen oder Messsysteme beteiligt sind

    Mess- und Prüfdaten automatisch übernehmen, auswerten und dokumentieren – über Netzwerk-, Bus- und Funkprotokolle, seriell oder per Hersteller-API.

  • … externe Dienste oder Partner eingebunden werden

    Lieferanten, Dienstleister oder Branchenplattformen über XML, SOAP, REST oder Dateiaustausch – mit sauberer Fehlerbehandlung, wenn die Gegenseite hakt.

  • … sensible Daten im Spiel sind

    Personal-, Lohn- oder Gesundheitsdaten mit Rollen, Verschlüsselung und Protokoll – wo nötig mit Verarbeitung im eigenen Netz und lokalen KI-Modellen.

  • … er dauerhaft laufen muss

    Überwachung, Updates und Anpassung, wenn sich ein Fremdsystem ändert – der Teil, den beim schnellen Selbstbauen niemand mitdenkt.

Verantwortung

Sie bekommen den laufenden Ablauf – nicht die Verantwortung dafür

Software zu bauen ist mit KI so einfach wie nie. Verantwortung für Entwicklung, Wartung, Sicherheit, Daten, Integration und Betrieb zu übernehmen, ist es nicht. Genau die übernehme ich.

  1. 1

    Automatisieren

    Den Ablauf von Anfang bis Ende.

    • Ablauf, Systeme, Regeln und Ausnahmen gemeinsam aufnehmen
    • Systeme anbinden – auch ohne fertige Schnittstelle
    • Fachregeln umsetzen, statt sie in Köpfen zu lassen
    • Ausnahmen gezielt an einen Menschen geben – mit allem, was er zur Entscheidung braucht
  2. 2

    Absichern

    Damit Daten bleiben, wo sie hingehören.

    • Rollen und Rechte: jeder Schritt läuft nur mit den Rechten, die er braucht
    • Jede Entscheidung und Freigabe nachvollziehbar protokolliert
    • Sensible Daten verschlüsselt, wo nötig im eigenen Netz
    • KI nur mit klaren Regeln, was sie darf und was nicht
  3. 3

    Betreiben

    Damit es auch nächstes Jahr noch läuft.

    • Überwachung mit Meldung, wenn ein Schritt hängt
    • Updates und Sicherheitskorrekturen geplant einspielen
    • Anpassen, wenn sich ein angebundenes System ändert
    • Kurze Berichte: was lief, was auffiel, was ansteht

Was „Verantwortung übernehmen“ konkret heißt – Umfang, Erreichbarkeit, Zuständigkeiten –, legen wir gemeinsam und schriftlich fest. Fachliche und rechtliche Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Prozess-Check

Lohnt sich die Automatisierung – und ist es ein Fall für mich?

Sechs kurze Fragen zu einem Ablauf, den Sie loswerden möchten. Alles bleibt in Ihrem Browser – nur wenn Sie möchten, geht das Ergebnis mit Ihrer Anfrage an mich.

1Wie oft läuft der Ablauf?
2Welche Systeme sind beteiligt?
3Wie viel Fachwissen steckt in den Entscheidungen?
4Welche Daten sind betroffen?
5Was passiert, wenn der Ablauf einen Tag stillsteht?
6Wie wird der Ablauf heute erledigt?

Ihr Prozessbild

  • Häufigkeit offen
  • Systeme offen
  • Fachlogik offen
  • Daten offen
  • Betrieb offen
  • Ausgangslage offen

Beantworten Sie die Fragen – die Einschätzung entsteht sofort hier im Browser.

Automatische Ersteinschätzung aus Ihren Angaben – keine Beratung und kein Angebot. Es wird nichts gespeichert oder übertragen, solange Sie die Anfrage nicht absenden.

Warum gerade jetzt

Durch KI wird Custom-Software gerade für kleine Unternehmen überhaupt erst sinnvoll.

Eine eigene Software lohnte sich lange nur für große Firmen: Der Entwicklungsaufwand war für einen einzelnen Betrieb schlicht zu hoch. Also hat man sich mit Standardprogrammen arrangiert – und die eigenen Abläufe an die Software angepasst.

KI-gestützte Entwicklung verändert diese Rechnung. Vieles, was früher von Hand geschrieben werden musste, entsteht heute wesentlich schneller. Damit wird eine Lösung bezahlbar, die genau nach Ihren Vorstellungen und genau nach Ihren Bedürfnissen gebaut ist – statt des Kompromisses von der Stange.

Die KI ist dabei Werkzeug, nicht Ersatz: Architektur, Prüfung und Verantwortung bleiben in erfahrener Hand.

  • ArchitekturSauberes Datenmodell und klare Struktur, damit die Lösung wachsen kann.
  • SicherheitZugänge, Rechte und Datenflüsse werden bewusst geplant und geprüft.
  • TestsAutomatische Tests sichern ab, dass Änderungen nichts kaputt machen.
  • BetriebUpdates, Backups und Weiterentwicklung – auch nach dem Start.

Fähigkeiten & Arbeitsweise

Was ich für die Automatisierung mitbringe

Das ist keine Projektliste, sondern Erfahrung und Werkzeugkasten.

  • Schnittstellen jeder Art

    REST, SOAP, XML, Dateiaustausch und Datenbanken – auch dort, wo ein System nie für die Anbindung gedacht war.

  • Dokumente verstehen

    Texterkennung, Klassifizierung und das Auslesen von Inhalten – mit Regelprüfung statt blindem Vertrauen.

  • Geräte und Protokolle

    Mess- und Steuergeräte über Netzwerk-, Bus- und Funkprotokolle anbinden, seriell oder per Hersteller-API.

  • KI mit Leitplanken

    KI-Schritte mit klaren Rechten, Freigaben und Protokollen – wo nötig mit lokal betriebenen Modellen.

  • Betrieb und Überwachung

    Container, nachvollziehbare Auslieferung, Kennzahlen und Protokolle zentral – mit Meldung, wenn ein Schritt hängt.

  • Software verstehen

    Ich entwickle selbst. Wo kein Werkzeug weiterhilft, entsteht der fehlende Baustein als eigene Software.

Ehrliche Grenzen: Für einfache Abläufe zwischen gängigen Cloud-Programmen reicht oft ein Standardwerkzeug – dann sage ich Ihnen das. Ich bin keine Notdienst-Hotline; Umfang und Erreichbarkeit legen wir schriftlich fest. Fachliche und rechtliche Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Vorgehen

In vier Schritten zum laufenden Ablauf

Jeder Schritt ist einzeln beauftragbar. Sie entscheiden nach jedem Schritt, ob und wie es weitergeht.

  1. 1

    kostenfrei · unverbindlich

    Erstgespräch

    Sie beschreiben den Ablauf, der Sie Zeit oder Nerven kostet. Ich sage ehrlich, ob ein Standardwerkzeug reicht oder ob es ein Fall für mich ist.

  2. 2

    abgegrenzt

    Prozessaufnahme

    Ablauf, Systeme, Regeln und Ausnahmen werden aufgeschrieben – mit einem Vorschlag, was automatisch läuft und was bei Ihnen bleibt.

  3. 3

    gern zum Festpreis

    Erster Ablauf

    Ein klar abgegrenzter Teil wird automatisiert und im Alltag erprobt, bevor es weitergeht.

  4. 4

    laufend

    Betrieb und Ausbau

    Ich betreibe die Automatisierung im vereinbarten Umfang, halte sie aktuell und baue sie Schritt für Schritt aus.

Porträt von Jürgen Hoffmann

Ihr Ansprechpartner

Jürgen Hoffmann

Externer Lösungsarchitekt · Geschäftsführer der deho Software GmbH

Ich unterstütze Unternehmen dabei, Software, Daten und Prozesse sinnvoll zu verbinden – durch Analyse, individuelle Anwendungen, Modernisierung und Integration, mit technischer Begleitung bis Einführung und Weiterentwicklung.

Mehr als 25 Jahre praktische Softwareentwicklung. Ich verstehe erst Ihre Abläufe und baue dann – und bleibe ansprechbar, wenn die Lösung im Alltag angekommen ist.

  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Überwiegend remote
  • Vor-Ort-Termine nach Absprache

Die Zusammenarbeit läuft überwiegend remote. Termine vor Ort sind nach Absprache möglich, etwa im Raum Cham, Regensburg, Straubing, Deggendorf, Passau, Landshut, Nürnberg und München.

Belegte Projekterfahrung

Anonymisierte Kundenprojekte, in denen Dokumente, Regeln, Schnittstellen oder Geräte zu einem durchgängigen Ablauf verbunden wurden.

  • Payroll-Plattform eines Lohnabrechnungsdienstleisters: von verteilten Excel- und Access-Abläufen zu einer Plattform für Firmen, Mitarbeiter und Lohnbüros – Dokumenterfassung, Analyse, Regelprüfung und strukturierte Kommunikation. Mehr als sieben Jahre technische Verantwortung von der Klärung bis zu Betrieb und Support.

  • Dokumentenmanagement-Produkt eines Softwareherstellers: vollständige Neuentwicklung als Nachfolger einer Struts/JSP-Anwendung, mit Übernahme von Kunden, Daten und gewachsenen Abläufen. Scanner- und PDF-Drucker-Anbindung, Texterkennung, Volltextsuche und Workflows.

  • Fahrzeugbewertung für eine internationale Autovermietung: Java-Backend, das externe Bewertungsdienste über XML-/SOAP-Schnittstellen in einen Fachprozess einbindet.

  • Für einen Sportfachhändler die produktive Kunden-App modernisiert und weitergeführt – und ein Fußscanner-/3D-Messsystem nach Wegfall des Herstellers wieder lauffähig gemacht.

Alle Praxisbeispiele auf www.deho.dev

Häufige Fragen

Was Sie vorab wissen sollten

Warum nicht einfach Zapier, Make oder Power Automate?

Für einfache Abläufe zwischen gängigen Cloud-Programmen sind diese Werkzeuge eine gute Wahl – dann empfehle ich sie Ihnen auch. Sie stoßen an Grenzen, wenn Altsysteme ohne Schnittstelle, eigene Fachregeln, Geräte oder sensible Daten im Spiel sind oder wenn jemand für den laufenden Betrieb geradestehen soll.

Was heißt „Sie entscheiden nur bei den Ausnahmen“?

Der Regelfall läuft automatisch durch. Passt etwas nicht – eine Abweichung, ein unbekanntes Format, ein Grenzfall –, bekommt ein Mensch den Fall mit allen nötigen Informationen vorgelegt und entscheidet. Was als Ausnahme gilt, legen wir gemeinsam fest.

Wer ist verantwortlich, wenn etwas schiefläuft?

Was ich verantworte, steht schriftlich in unserer Vereinbarung: Entwicklung, Wartung, Absicherung und Betrieb der Automatisierung im vereinbarten Umfang. Überwachung und Protokolle sorgen dafür, dass Fehler auffallen und sich nachvollziehen lassen. Fachliche und rechtliche Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Unsere Software hat keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?

Oft ja – über die Datenbank, Exportdateien, Dateiablagen oder als letzte Möglichkeit über die Oberfläche. Welcher Weg stabil genug ist, kläre ich in der Prozessaufnahme, bevor etwas gebaut wird.

Was passiert mit unseren Daten, wenn KI im Spiel ist?

Welche Daten an welches Modell gehen, legen wir gemeinsam fest: ein lokales Modell im eigenen Netz, ein Anbieter mit Verarbeitung in der EU oder für bestimmte Daten bewusst gar keine KI. Rechte, Freigaben und Protokolle gehören zum Entwurf. Technische Governance und Guardrails unterstützen die Umsetzung organisatorischer und regulatorischer Anforderungen – eine Rechtsberatung ersetzen sie nicht.

Was kostet das?

Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Prozessaufnahme und erster Ablauf sind klar abgegrenzt, gern zum vorab vereinbarten Festpreis; der Betrieb nach vereinbartem Umfang. Die Konditionen bespreche ich persönlich mit Ihnen – Sie wissen vorher, worauf Sie sich einlassen.

Kontakt

Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?

Beschreiben Sie ihn in ein paar Sätzen – auch wenn Sie nicht wissen, ob er sich automatisieren lässt. Ich sage Ihnen ehrlich, ob ein Standardwerkzeug reicht oder ob es ein Fall für mich ist.

Persönliche Antwort von Jürgen Hoffmann. Keine Weitergabe, kein Newsletter.

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